Forretningsorden i VindMøllen

Forældrebestyrelsen skal have indflydelse på principper for daginstitutionens arbejde samt fastlæggelse af principper for anvendelsen af den tildelte budgetramme inden for de mål og rammer, som Byrådet har fastsat.
Som yderligere eksempler på, hvilke områder forældrebestyrelsen skal fastlægge principper for, kan nævnes:

• De pædagogiske aktiviteter i institutionen.
• De pædagogiske metoder, der anvendes i institutionen.
• Samarbejdet mellem forældre og personale.
• Dialogen mellem forældrebestyrelsen og samtlige forældre.
• Samarbejde med lokalområdet.
• Principper og metoder for information såvel indad som udad.
• Indflydelse på de politisk bestemte maksimale antal sampasningsdage i henhold til politisk godkendte kriterier for lavt fremmøde.
• Anvendelse af institutionens lokaler og materiel udenfor den normale åbningstid ud fra de af Byrådet godkendte rammer.
• Personalesammensætningen i overensstemmelse med de gældende normeringsregler og overenskomster.

Derudover skal forældrebestyrelsen inddrages i udarbejdelsen, evalueringen og opfølgningen på den pædagogiske læreplan, jf. dagtilbudslovens § 9. Dog er det lederen, der er ansvarlig for udarbejdelsen af læreplanen. Læreplanen skal evalueres årligt af forældrebestyrelsen. Forældrebestyrelsen skal også inddrages i arbejdet med børnemiljøvurderingen.

Forældrebestyrelsen kan ikke træffe principbeslutninger, der har karakter af tjenstlige instrukser for de ansatte, idet det er lederen alene, der har instruksbeføjelsen overfor de ansatte, herunder placeringen af personalets arbejdstid og konkrete funktioner. I forhold til lederen er det Byrådet, der har instruksbeføjelsen.

Da forældrebestyrelsen som udgangspunkt handler med hjemmel i delegation (på Byrådets vegne), hæfter de enkelte forældrebestyrelsesmedlemmer ikke personligt.

Ansættelse af personale
Forældrebestyrelsen har indstillingsret vedrørende ansættelse af fastansat personale indenfor den personalenormering. Lederen, 1-2 personalerepræsentanter, forældrebestyrelsesmedlem, fra den afd., hvor personalet skal ansættes i, skal som min, indgå i ansættelsesudvalget. Lederen har det endelige ansvar for ansættelse af fast personale. Ved ansættelse af leder, består ansættelsesudvalget af min. 2 personalerepræsentanter, formand og næstformand af forældrebestyrelsen, samt en repræsentant(er) fra forvaltningen. Ved lederansættelser har forvaltningen ansættelseskompetencen.

Bestyrelsen i VindMøllen består af:

• VindMøllens leder
• 3 forældrerepræsentanter valgt i lige år
• 4 forældrerepræsentanter valgt i ulige
• 2 forældresuppleanter valg hvert år
• 1 medarbejderrepræsentant valgt i lige år
• 1 medarbejderrepræsentant valgt i ulige år

Medarbejdernes valgbarhed
Medarbejdere, der har børn i institutionen kan ikke vælges som forældrerepræsentanter til forældrebestyrelsen. Valgte medarbejderes valgperiode påbegyndes samtidig med de nyvalgte forældrerepræsentanter og løber i 2 år. En medarbejdersuppleant vælges for 1 år ad gangen. Medarbejderrepræsentanter forlader bestyrelsen ved ansættelsens ophør.
Den pædagogiske leder er en del af lederteamet i VindMøllen og vil være suppleant for institutionens leder. Den pædagogiske leder kan derfor ikke vælges som medarbejderrepræsentant.

Forældres valgbarhed
Forældre med børn/unge i institutionen er valgbare og har valgret ved valget af forældrerepræsentanter til forældrebestyrelsen. Ved forældre forstås de personer, der på valgets tidspunkt har del i forældremyndigheden over børn, der er indskrevet i institutionen.
Bestyrelsen anbefaler, at begge afdelinger er repræsenteret i bestyrelsen.

Valgbarhed og valgret tilkommer endvidere følgende:

• Personer, som har et barn boende hos sig i døgnpleje efter lov om social service.
• Personer, der har indgået ægteskab eller registreret partnerskab med indehaveren af forældremyndigheden over et barn, og som tilhører samme husstand som forældremyndighedsindehaveren og barnet (det er herved en forudsætning, at forældremyndigheden over barnet ikke ved aftale er delt mellem forældrene).
• Ugifte samlevende, der tilhører samme husstand som barnet, og hvor den ene part i husstanden har forældremyndigheden over barnet. ugifte, biologiske fædre, der tilhører samme husstand som forældremyndighedens indehaver og barnet.

Ved afstemningen kan hvert forældrepar, der har et barn/børn indskrevet i institutionen, afgive én stemme. Der kan ikke stemmes pr. fuldmagt.
På indbydelsen til valgaftenen opfordres forældre, der ønsker at være på valg, at kontakte nuværende bestyrelse, og at læse forretningsorden samt styrelsesvedtægterne inden valget.

Valgaftenen
Dagsorden for valgaftenen:
1. Velkomst ved VindMøllens leder
2. Formanden aflægger sin årsberetning
3. Gennemgang af bestyrelsens opgaver
4. Der vælges en referent til selve valghandlingen
5. Valg: (ansvar og udførsel påhviler de bestyrelsesmedlemmer, der ikke er på valg)

• Gennemgang af bestyrelsens sammensætning
• Præsentation af den siddende bestyrelse
• Hvem er valgt for endnu 1 år?
• Hvem er på valg? Ønskes der genvalg eller ej?
• Alle interesserede opfordres til at opstille, hvorefter de skrives på tavlen
• De opstillede præsenterer sig kort.
• Stemmesedler uddeles og indsamles igen efter afstemning
• Ved stemmelighed er der omvalg mellem dem med lige mange stemmer. Ved stemmelighed anden gang, vægtes fordelingen ud fra tanken om at alle stuer bør være repræsenteret.
• Valgets udfald bekendtgøres så referenten kan nedskrive navn og stue /tilhørsforhold samt stemmeantallet på alle valgte inkl. suppleanterne.
• Den nye bestyrelse mødes kort efter for at aftale dato for konstituerende møde som indkaldes af lederen pr. mail indenfor 14 dage.
• Der samles endvidere telefonnumre. adresser samt e-mail-adresser på hvert enkelt bestyrelsesmedlem.
• Referenten afleverer referat af valghandlingen til VindMøllens leder

Opgavefordelingen under valghandlingen er aftalt mellem de ansvarlige for valget før afholdelse heraf.

Til valghandlingen medbringes af de ansvarlige for valget:

• Tavle og tusch
• Stemmesedler og blyanter

 

Forældrebestyrelsen konstitueres på det førstkommende møde, som skal finde sted inden 14 dage efter valget. Formand, næstformand, kasser og sekretær vælges af og iblandt forældre-repræsentanterne i bestyrelsen.

På 1. møde er følgende dagsorden:

• Aflevering af underskrevne tavshedserklæringer.
• Præsentation af bestyrelsen.
• Forventningsafstemning.
• Konstituering af bestyrelsen.
• Fastlæggelse af mødedatoer.
• Gennemgang og godkendelse af forretningsorden.
• Gennemgang af ansvarsområder.
• Sammen med dagsorden sendes følgende med: Styrelsesvedtægter, forretningsorden, 2 x tavshedserklæringer mv.

Billeder af bestyrelsen:
Fotografering af den nye bestyrelse foregår på det konstituerende møde eller lige efter, da vi gerne vil have billeder af medlemmerne sammen med deres barn/børn. Billederne sættes op i begge afd. på bestyrelsestavlen.

Mødevirksomhed:
Der afholdes min. 4 bestyrelsesmøder om året. Disse ligger fordelt på ugedagene i tidsrummet 19.00-21.00. Forældrebestyrelsen udøver sin virksomhed og træffer beslutninger på lukkede møder.

Indkaldelse af møder:
I særlige tilfælde kan formanden indkalde til et forældrebestyrelsesmøde med kortere varsel. Når et sådant møde indkaldes, skal formanden forinden underrette medlemmerne af bestyrelsen, samt lederen, om de sager, der skal behandles på mødet. Forældrebestyrelsen afholder ekstraordinært møde, når det ønskes af formanden, 1/3 af forældrebestyrelsesmedlemmerne eller lederen med skriftlig angivelse af punkter til dagsordenen.

Dagsorden:
Formanden og lederen sammensætter og udsender dagsordenen med eventuelle bilag til resten af bestyrelsen senest 4 hverdage inden bestyrelsesmødet.

Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal dette meddeles formanden eller lederen skriftligt senest 8 dage før forældrebestyrelsesmødets afholdelse.
Fast punkt til dagsordenen:

• Kort information fra VindMøllen vedrørende: Personalesituation, ansættelse, afgang, sygdom mv.

Det forventes at alle kommer velforberedt til mødet.
Mødet afsluttes altid med at underskrive protokollen af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Formanden og lederen, kan i enkelte tilfælde indbyde andre til at deltage i møderne med henblik på belysning af nærmere angivne og konkrete punkter på dagsordenen.

Afbud:
Som udgangspunkt forventes det at alle deltager her gang. Er et forældrebestyrelsesmedlem forhindret i at møde til et forældrebestyrelsesmøde, meddeles dette formanden eller lederen. Er lederen forhindret indkaldes den pædagogiske leder.

Suppleanter:
Indbydes til alle bestyrelsesmøder, men har ikke stemmeret.

Stemmeret på møderne:
Samtlige medlemmer af bestyrelsen har stemmeret. Forældrebestyrelsen er beslutningsdygtig, når 2/3 af bestyrelsesmedlemmerne er til stede, og både forældre- og medarbejderrepræsentanter er repræsenteret. Beslutningerne afgøres ved et simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed, er formandens stemme afgørende. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under afstemningerne.

Habilitet:
Forældrebestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at vedkommende er udelukket fra at deltage i forældrebestyrelsens behandling og afstemning om sagen. Et medlem skal underrette forældrebestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet.

Uenigheder mellem leder og bestyrelse:
Lederen er ansvarlig for, at der ikke træffes ulovlige beslutninger i daginstitutionen. I tilfælde af uenighed mellem forældrebestyrelsen og lederen indbringes spørgsmålet skriftligt til afgørelse i Børne- og Ungeforvaltningen. Beslutningen kan IKKE realiseres, før der er truffet en afgørelse i Børne- og Ungeforvaltningen.

Protokol og referat:
Der føres protokol over forældrebestyrelsens beslutninger. Ethvert forældrebestyrelses-medlem kan forlange at få sin opfattelse skrevet i beslutningsprotokollen med navns nævnelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert forældrebestyrelsesmøde, hvilke personer, der har været fraværende. Beslutningsprotokollen skrives af fast valgt referent. Referent (der vælges en ny til hvert møde) udarbejder derefter et referat, som udsendes til bestyrelsesmedlemmerne via mail. Referatet udarbejdes i tilsendt skabelon (af hensyn til arkivering i sb sys). Hvis sekretæren ikke modtager skriftlige kommentarer til referatet inden 4 dage, er dette godkendt og hænges op samt sættes på hjemmesiden, så forældrekredsen har mulighed for at få det, hvis det ønskes.

Tavshedspligt:
Forældrebestyrelsen har tavshedspligt om forhold der vedrører enkeltpersoners private forhold eller fortrolige oplysninger. Tavshedspligten er også gældende efter udtrædelse af forældrebestyrelsen. Brud på tavshedspligten kan medføre strafansvar.

Etik i forældrebestyrelsen:
For at fremme en god og konstruktiv dialog i bestyrelsen samt sikre at kommunikationen blandt medlemmerne fungerer, har vi valgt at lave et etisk regelsæt.

Vi har pligt og ret til at:

• Ytre vores holdninger på en konstruktiv måde.
• Have respekt for hinandens forskelligheder og forskellige holdninger.
• Sige det til hinanden, hvis vi er uenige.
• Undre os til hinanden.
• Lytte til hinanden.
• Forpligter sig til, at det er alle børn og forældre, som man repræsenterer.

Forventningsafstemning:
På det første møde efter valget laver vi en forventningsafstemning omkring arbejdet i bestyrelsen samt indbyrdes samarbejde / kommunikation. Som et led i forventningsafstemningen vil der være gennemgang af:

• Forretningsordenen.
• Skema over hvad en bestyrelses, lederens samt kommunalbestyrelsens opgaver.

Akut opståede problematikker:
Hvis der opstår en situation, som skal handles på her og nu, kontakter man lederen, som så finder ud af om bestyrelsen skal samles eller om det er en ledelsesmæssig opgave der skal løses.

Forældrekontakt:
Man har som medlem af bestyrelsen en ekstra forpligtigelse til at informere lederen omkring de problematikker der tales om, blandt forældrene. Hvis en eller flere forældre kontakter et bestyrelsesmedlem omkring en problematik, så er det besluttet, at medlemmet derefter kontakter lederen, så denne kan handle herpå. Man skal ikke selv søge en løsning på problematikken.

Husk at være bevidst om din rolle i VindMøllen – hvornår optræder du som forældrerepræsentant og hvornår optræder du som bestyrelsesrepræsentant?

Udtrædelse af bestyrelsen:
Et forældrevalgt bestyrelsesmedlem, udtræder af bestyrelsen, når medlemmets barn ophører i institutionen, hvorefter suppleanten indtræder. Bestyrelsesmedlemmet kan dog undtagelsesvis fortsætte i bestyrelsen, frem til næste valg, såfremt der er enighed herom i den øvrige del af bestyrelsen. Hvis blot ét medlem ikke er enig, må det pågældende bestyrelsesmedlem udtræde. Hvis et forældrevalgt bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen inden valgperiodens udgang, skal dette meddeles skriftligt til formanden.

Forældrebestyrelsen 2016